Eine wichtige Voraussetzung für die erfolgreiche Anwendung des HOQ ist die Bildung geeigneter Teams. Die Teilnehmer sollten aus allen beteiligten Bereichen (z.B. Entwicklung, Konstruktion, Produktion, Beschaffung, Vertrieb und Service) des Unternehmens stammen. Jedoch sollte das Team nicht mehr als acht Mitglieder mit jeweils einem gewählten Projektleiter als Moderator umfassen.
Unterschiede in der Hierarchiezugehörigkeit der Mitglieder sollten vermieden werden, da diese leicht zu Hemmungen im Kommunikationsfluß und Kreativität des Teams führen können (Chef-Untergebener-Konflikt). Dabei sollte der QFD-Prozeß so früh wie möglich in der Produktfindungsphase einsetzen. Der Ansatz nach ASI unterteilt den QFD-Prozeß in die Phasen Produkt-, Komponenten-, Prozeß- und Produktionsplanung. In jeder dieser Phasen des HOQ können verschiedene Teams eingesetzt werden. Es sollte jeweils ein Teammitglied aus der nächsten Phase in die vorangehenden Phase miteinbezogen werden. Dadurch fließen die gewonnenen Erkenntnisse und das Wissen unverfälscht in die nächste Phase ein. Das Team muß gemeinsam die aus dem Projekt resultierenden Teilaufgaben herausarbeiten und auf die einzelnen Verantwortlichen verteilen, wobei zugleich Abgabetermine und Kosten vereinbart werden. Zu einer erfolgreichen Durchfüührung eines QFD-Projektes ist die volle Unterstützung der Geschäftsleitung unbedingt notwendig (LREF09-077).

Eine wichtige Basis stellt das Ausgangsdatenmaterial dar, das schon zum Prokjektbeginn vorliegen sollte, um einen zügigen Durchlauf des QFD-Prozesses zu gewährleisten. Dabei stellt sich die Frage, wer unsere Kunden sind und welche Erwartungen sie an das Produkt bzw. die Dienstleistung stellen. Die Kunden können z.B. nach Branchen oder sozialen Bedürfnissen gruppiert werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Einteilung der Kunden ist die Unterscheidung von Nutzer und Käufer eines Produktes sowie die Differenzierung zwischen kaufbeeinflussenden und kaufentscheidenden Personen. Dadurch ergeben sich sehr unterschiedliche Kundenwünsche und -anforderungen an das Produkt, die durch verschiedenste Formen der Kundenbefragung (Interviews, Fragebögen, ...) gewonnen werden können. Diese Ausgangsdaten, die auch als Stimme des Kunden (voice of the customer) bezeichnet werden, sollen in der Folge in Produkt-, Teile-, Prozeß- und Produktionscharakteristika übersetzt werden.

Aus diesem Grund müssen die oft sehr wage geäußerten Wünsche strukturiert werden. Als ein geeignetes Modell hierfür sei das Kano-Modell angeführt. Der Erfolg des QFD-Projektes hängt von der sorgfältigen und wahrheitsgetreuen Erfassung der Kundenwünsche ab. Es ist also darauf zu achten, daß auch tatsächlich die Wünsche der Kunden und nicht die des Unternehmens erfaßt werden.
Da sich die Produkte zunehmend funktionell ähneln, ist es ebenfalls empfehlenswert nicht nur seine Kunden sondern auch seine Wettbewerber in die Betrachtung miteinzubeziehen. Damit kann der relative Wettbewerbsvorteil festgestellt werden (LREF09-078).